„Die Verwaltung muss endlich besser werden!“ – Dieser Wunsch ist in der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg kein neues Thema. Der Leiter der Gemeinsamen Kirchenverwaltung (GKV), Michael Kählke, stellt sich seit einem guten Jahr dieser Herausforderung und arbeitet mit seinem Leitungsteam an Verbesserungen in vielen Bereichen der Verwaltung. In einem Strategieworkshop im Herbst vergangenen Jahres wurde die grobe Richtung der Entwicklung und Ausrichtung diskutiert und in einem Leitbild zusammengefasst. „Mir sind zunächst fünf zentrale Bereiche wichtig, an denen ich mit dem Leitungsteam arbeiten möchte“, stellt Kählke klar: Mitarbeiterentwicklung, Prozessorientierung, IT-Steuerung, Transparenz und Dynamik im Sinne eines Kulturwandels.

Die komplexe Arbeitsweise einer modernen Verwaltung lasse sich nicht mehr nur in starren Organigrammen und Geschäftsverteilungsplänen strukturieren und gestalten, so der GKV-Leiter. Arbeitsabläufe ließen sich dynamisch und bereichsübergreifend in sogenannten „Prozessen“ beschreiben. Dabei würden die einzelnen Arbeitsschritte vom Auftrag bis zur Erledigung z. B. mit verschiedenen Symbolen übersichtlich dargestellt.

In der Gemeinsamen Kirchenverwaltung liegen bereits viele Prozessbeschreibungen vor. Das Leitungsteam der Gemeinsamen Kirchenverwaltung hat daher eine ganze Klausurtagung zur Vertiefung dieses Themas Mitte März in der Heimvolkshochschule Rastede durchgeführt. Dabei wurden sie vom Organisationsberater Angelos Xynogalas (Cassini Consulting GmbH, Frankfurt am Main) unterstützt.

Am Ende der Tagung waren die Verhältnisse aller Prozesse zueinander in einem Modell veranschaulicht. Damit Prozessdokumentationen nicht unbeachtet in den Schubladen der Schreibtische verschwinden, wurden die entscheidenden Fragen von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten eindeutig definiert. Für jeden Prozess ist nun laut Kählke klar, wer für die Verbesserung und Einhaltung zuständig ist.

Auf Basis dieses erweiterten Prozessmodells sollen jetzt auch neu geschaffene Prozessteams zukünftig noch fehlende Arbeitsbereiche der Verwaltung mit Prozessbeschreibungen gut strukturieren. Außerdem ist damit eine gute Voraussetzung geschaffen, auf der IT-Unterstützung zukünftig zielgerichtet ansetzen kann.

Klaus Bitter (Abteilung Bau und Liegenschaften) brachte es im Laufe der Tagung pragmatisch auf den Punkt: „Die Orientierung an Prozessen ist eine strukturierte Abarbeitungskultur.“

Im Herbst 2017 ist ein weiterer Workshop des Leitungsteams mit dem Schwerpunkt „Mitarbeiterentwicklung“ geplant.